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112-12-06台內戶字第1120245039號

主旨:有關貴局建議修正「歷史申請書無紙化作業功能」相關功能1案,請查照。
說明:
一、復貴局112年5月10日高市民政戶字第11231036400號函。
二、旨揭建議事項及研處結果如下:
(一)建檔作業(RL0Q500):
1、查詢電腦化後申請書索引頁面,查詢條件之「申請書類別」原為必選欄位,建議修改為非必選欄位:考量實務上時有因申請書類別選擇錯誤,致無法查得該索引資料,爰為便利戶政人員建檔作業及考量系統效能,同意修改為除「登記日期」及「辦理類別(辦理本所或辦理他所)」為必選欄位外,「申請書類別」及「當事人1國民身分證統一編號」必擇一輸入。
2、針對重複建檔之索引資料,增加提醒及刪除功能:現行戶政人員多係利用公餘空檔時段建檔,致偶有重複建置之情事,考量新增提醒及刪除功能,確可便利戶政人員建檔作業,另為避免戶政人員誤刪已建檔完成之檔案,同意新增刪除功能,惟該刪除功能僅限建檔98人,且審核完成後將無法再刪除。
3、「與正本相符選項」預設為不勾選:有關戶政資訊系統「與正本相符選項」預計於112年12月將該功能移除,另本部業以112年7月6日台內戶字第1120242395號函(諒達),統一規範無紙化作業掃描建檔時,申請書及其附件如何加註「與正本相符」作法,請依相關規定辦理。
4、拍攝附件時,比照編輯、審核作業畫面,顯示頁碼:拍攝附件時,應依申請書內容依序拍攝,如遇有缺漏或錯誤須重新編輯附件時,應使用「管理申請書」或「管理附件」功能,該功能已有頁碼,並可調整申請書順序及補拍(或重拍)申請書及附件,爰拍攝申請書時顯示頁碼功能,似無實質效用,爰本項建議不予採納。
5、查詢電腦化後申請書索引,除帶入當事人國民身分證統一編號及姓名外,同時帶入生日:本部業以112年7月6日台內戶字第1120242990號函(諒達)知各直轄市、縣(市)政府,預計於112年12月版本更新。
(二)審核作業(RL0Q800):
1、於審核作業畫面新增申請書登記日期、建檔人員姓名或辦理本所、辦理他所或按里別:新增「申請書登記日期」及「建檔人員姓名」為搜尋條件,確可提高工作效率,至「辦理本所、辦理他所或按里別」因建檔時未建立資料,無法新增為搜尋條件,爰本項功能調整為新增「申請書登記日期」及「建檔人員姓名」為搜尋條件,並取消建檔時間為必選欄位,改為三者擇一,並將查詢結果依登記日期排序,俾利戶政人員審核作業。
2、審核作業之建檔日期,查詢區間原限制為7日建議修正為14日或30日:為加速戶政人員審核作業並考量戶政資訊系統效能,同意調整查詢區間為14日。
(三)統計作業(RL0Q900)查詢區間原為1個月建議修改為1年:為簡化戶政人員作業流程並考量戶政資訊系統效能,同意查詢區間修改為1年。
(四)戶籍登記申請書數位建檔執行計畫規定每年需完成7個年度資料建檔,另戶政評鑑規定每年須完成5個年度資料建檔,建議每年應完成建檔進度調降為5個年度且不列入年度評鑑:本計畫係為完整妥善保存歷史申請書檔案,並推動線上調閱,且有助於簡化戶政人員調閱申請書之時程,並減少民眾等待時間,降低民怨,屬戶政重要工作項目之一,爰應納入年度評鑑,至每年建檔進度調降為5年,將視本(112)年度各直轄市、縣(市)政府執行情形,再行評估。
三、前開如涉及戶政資訊系統功能調整,相關具體作法及系統版更時程,將由本部與系統維運廠商依維護項目之急迫性、重要性、困難度及可運用之人力等因素,共同研商排定後另案通知。

112-12-06台內戶字第1120145790號

主旨:本部108年4月2日台內戶字第1080112618號函自即日起停止適用,請查照轉知。
說明:
一、依據外交部112年12月4日外授領三字第1125133503號函辦理,兼復屏東縣政府112年3月9日屏府民戶字第11209042300號函。
二、本部旨揭函略以,有關「中華民國(臺灣)政府與尼加拉瓜共和國政府免除外國公文書重複驗證協定」於108年3月26日正式生效,自即日起如遇有民眾持憑尼加拉瓜共和國政府開立之相關證明文件辦理戶政業務,該文件倘經尼國外交部驗證後,無須再經駐外館處驗證之程序。
三、查尼加拉瓜共和國已於110年12月10日決定片面終止與我國外交關係,有關前揭協定是否仍具效力,尚有疑義,經本部112年3月15日台內戶字第1120109012號函詢外交部獲復略以,依據《維也納條約法公約》第63條規定,「條約當事國間斷絕外交或領事關係不影響彼此間由條約確定之法律關係…。」基此,旨揭協定不因兩國終止外交關係而自動停止適用。惟案經兼轄尼加拉瓜(下稱「尼國」)領務之駐瓜地馬拉大使館查報稱,旨案經多次洽詢尼國駐瓜地馬拉大使館均未獲回應,使我國對尼國文件在實務上已無官方查證管道;且尼國尚未建置文件證明之「驗發紀錄線上查詢系統」供我方機關查核,並對我國籍人士辦理文件證明要求特別嚴格,現階段等同片面不再接受我方依旨揭協定驗證(即僅經外交部驗證)之文件,爰該協定目前實務上已暫時無法執行。現階段我國與尼國文件跨國使用之驗證流程說明如下:
(一)我國文件持往尼國使用:文件經國內公證人認證及外交部領事事務局或外交部各辦事處驗證後,須經我駐瓜地馬拉大使館或瓜地馬拉駐臺大使館驗證,再送瓜地馬拉外交部驗證,嗣獲尼國駐瓜地馬拉大使館驗畢後,可於尼國使用。
(二)尼國文件持返國內使用:文件倘經尼國外交部驗證,國人可逕持該文件向我駐瓜地馬拉大使館申請驗證,即可在臺使用;非我國籍人士,則須持尼國外交部驗證之文件,續向瓜地馬拉駐尼國大使館驗證,並送瓜地馬拉外交部驗證,嗣經我駐瓜地馬拉大使館驗畢後,始得於國內使用。
四、考量我國與尼加拉瓜共和國政府之免除外國公文書重複驗證協定實務上暫無法執行,爰本部108年4月2日台內戶字第1080112618號函自即日起停止適用。

112-07-06台內戶字第1120242395號

主旨:有關研議無紙化作業資料掃描建檔時,是否須加蓋「與正本相符」之浮水印格式1案,請查照辦理。
說明:
一、兼復基隆市政府111年7月27日基府民戶參字第1110234862號函、彰化縣政府112年1月5日府民戶字第1110517629號函及桃園市政府民政局112年3月3日桃民戶字第1120003557號函。
二、案係部分縣市政府反映現行無紙化資料掃描文件時,文件上之「與正本相符」浮水印,時有遮蓋文件內容,致屢有因不符民眾使用,須改以人工或傳真至他所調閱原始文件紙本方式辦理,造成民眾與戶政人員之不便等情事,為利於日後開放線上調閱,本部以112年5月30日A1121025號通報,請各直轄市、縣(市)政府表示意見,經彙整意見,統一作法如下:
(一)無紙化作業掃描建檔時,申請書及相關附件,原則以正本掃描建檔,且無須加註「與正本相符」之浮水印,例外無法以正本建檔時(如建檔文件超過A4規格無法掃描建檔、護照相片反光且無法平整拍攝等),以影本掃描建檔,並於該影本加蓋「與正本相符」章戳後再行建檔;至歸檔文件,應與掃描建檔時相同,如以正本掃描(查驗正本歸還民眾)影本歸檔亦無須於該影本加蓋「與正本相符」章戳。
(二)考量戶政事務所於核發予民眾戶籍檔案原始資料時,已加蓋「本影本與檔存文件相符」字樣,爰將無紙化作業中「與正本相符」之浮水印功能移除,因涉及戶政資訊系統功能調整,由本部與系統維運廠商研商擇期版更,惟功能移除前仍請以人工取消勾選該浮水印。
(三)另有部分縣市政府建議統一將已建檔蓋有「與正本相符」之浮水印刪除,經洽系統維運廠商,已建檔完成之申請書,如已加註「與正本相符」浮水印,因建檔時「與正本相符」之浮水印與申請書或附件係以同一個影像檔建檔,爰無法單獨去除該浮水印,如遇有該浮水印遮蔽重要資訊之情事,仍請由戶政人員重新建檔。

111-02-07台內戶字第1110240607號

主旨:有關本部72年11月2日台內戶字第191495號函及99年8月3日台內戶字第0990141923號函停止適用1案,請查照並轉知所屬。
說明:
一、依據新北市政府民政局110年7月2日新北戶字第1101189031號函及本部110年4月7日台內戶字第1100241611號函辦理。
二、新北市政府民政局110年7月2日前揭函建議將本部72年1月2日台內戶字第191495號函所載「中國」一詞修正為我國或中華民國。有關本部72年11月2日前揭函係規定遷出國外登記人口在僑居地與外國人或華僑結婚者,不得列入戶籍人口統計對象。經查現行戶籍人口統計作業要點第2點、第6點及第11點規定意旨,戶籍人口統計對象係以現在具有戶籍登記之現住人口為對象。是以,戶籍遷出國外者為非現住人口,自無須列入戶籍人口統計對象,爰本部72年11月2日前揭函停止適用。
三、本部110年4月7日台內戶字第1100241611號函略以,戶政事務所辦理清查人口作業時,如遇查對當事人行方不明且未列為失蹤人口及在臺無親屬時,應正式發函並備齊相關附件資料,向警察機關通報辦理失蹤人口查尋,本部99年3月19日台內戶字第0990042264號函停止適用。惟查本部99年8月3日台內戶字第0990141923號函,須以「通報(撤銷)失蹤人口通報單」通報方式與110年4月7日前揭函規定應正式發函通報方式不符,爰本部99年8月3日前揭函停止適用。