主旨：有關貴局建議修正「歷史申請書無紙化作業功能」相關功能1案，請查照。
說明：
一、復貴局112年5月10日高市民政戶字第11231036400號函。
二、旨揭建議事項及研處結果如下：
(一)建檔作業（RL0Q500）：
１、查詢電腦化後申請書索引頁面，查詢條件之「申請書類別」原為必選欄位，建議修改為非必選欄位：考量實務上時有因申請書類別選擇錯誤，致無法查得該索引資料，爰為便利戶政人員建檔作業及考量系統效能，同意修改為除「登記日期」及「辦理類別（辦理本所或辦理他所）」為必選欄位外，「申請書類別」及「當事人1國民身分證統一編號」必擇一輸入。
２、針對重複建檔之索引資料，增加提醒及刪除功能：現行戶政人員多係利用公餘空檔時段建檔，致偶有重複建置之情事，考量新增提醒及刪除功能，確可便利戶政人員建檔作業，另為避免戶政人員誤刪已建檔完成之檔案，同意新增刪除功能，惟該刪除功能僅限建檔98人，且審核完成後將無法再刪除。
３、「與正本相符選項」預設為不勾選：有關戶政資訊系統「與正本相符選項」預計於112年12月將該功能移除，另本部業以112年7月6日台內戶字第1120242395號函（諒達），統一規範無紙化作業掃描建檔時，申請書及其附件如何加註「與正本相符」作法，請依相關規定辦理。
４、拍攝附件時，比照編輯、審核作業畫面，顯示頁碼：拍攝附件時，應依申請書內容依序拍攝，如遇有缺漏或錯誤須重新編輯附件時，應使用「管理申請書」或「管理附件」功能，該功能已有頁碼，並可調整申請書順序及補拍（或重拍）申請書及附件，爰拍攝申請書時顯示頁碼功能，似無實質效用，爰本項建議不予採納。
５、查詢電腦化後申請書索引，除帶入當事人國民身分證統一編號及姓名外，同時帶入生日：本部業以112年7月6日台內戶字第1120242990號函（諒達）知各直轄市、縣（市）政府，預計於112年12月版本更新。
(二)審核作業（RL0Q800）：
１、於審核作業畫面新增申請書登記日期、建檔人員姓名或辦理本所、辦理他所或按里別：新增「申請書登記日期」及「建檔人員姓名」為搜尋條件，確可提高工作效率，至「辦理本所、辦理他所或按里別」因建檔時未建立資料，無法新增為搜尋條件，爰本項功能調整為新增「申請書登記日期」及「建檔人員姓名」為搜尋條件，並取消建檔時間為必選欄位，改為三者擇一，並將查詢結果依登記日期排序，俾利戶政人員審核作業。
２、審核作業之建檔日期，查詢區間原限制為7日建議修正為14日或30日：為加速戶政人員審核作業並考量戶政資訊系統效能，同意調整查詢區間為14日。
(三)統計作業（RL0Q900）查詢區間原為1個月建議修改為1年：為簡化戶政人員作業流程並考量戶政資訊系統效能，同意查詢區間修改為1年。
(四)戶籍登記申請書數位建檔執行計畫規定每年需完成7個年度資料建檔，另戶政評鑑規定每年須完成5個年度資料建檔，建議每年應完成建檔進度調降為5個年度且不列入年度評鑑：本計畫係為完整妥善保存歷史申請書檔案，並推動線上調閱，且有助於簡化戶政人員調閱申請書之時程，並減少民眾等待時間，降低民怨，屬戶政重要工作項目之一，爰應納入年度評鑑，至每年建檔進度調降為5年，將視本（112）年度各直轄市、縣（市）政府執行情形，再行評估。
三、前開如涉及戶政資訊系統功能調整，相關具體作法及系統版更時程，將由本部與系統維運廠商依維護項目之急迫性、重要性、困難度及可運用之人力等因素，共同研商排定後另案通知。