112-07-06台內戶字第1120242395號

主旨:有關研議無紙化作業資料掃描建檔時,是否須加蓋「與正本相符」之浮水印格式1案,請查照辦理。
說明:
一、兼復基隆市政府111年7月27日基府民戶參字第1110234862號函、彰化縣政府112年1月5日府民戶字第1110517629號函及桃園市政府民政局112年3月3日桃民戶字第1120003557號函。
二、案係部分縣市政府反映現行無紙化資料掃描文件時,文件上之「與正本相符」浮水印,時有遮蓋文件內容,致屢有因不符民眾使用,須改以人工或傳真至他所調閱原始文件紙本方式辦理,造成民眾與戶政人員之不便等情事,為利於日後開放線上調閱,本部以112年5月30日A1121025號通報,請各直轄市、縣(市)政府表示意見,經彙整意見,統一作法如下:
(一)無紙化作業掃描建檔時,申請書及相關附件,原則以正本掃描建檔,且無須加註「與正本相符」之浮水印,例外無法以正本建檔時(如建檔文件超過A4規格無法掃描建檔、護照相片反光且無法平整拍攝等),以影本掃描建檔,並於該影本加蓋「與正本相符」章戳後再行建檔;至歸檔文件,應與掃描建檔時相同,如以正本掃描(查驗正本歸還民眾)影本歸檔亦無須於該影本加蓋「與正本相符」章戳。
(二)考量戶政事務所於核發予民眾戶籍檔案原始資料時,已加蓋「本影本與檔存文件相符」字樣,爰將無紙化作業中「與正本相符」之浮水印功能移除,因涉及戶政資訊系統功能調整,由本部與系統維運廠商研商擇期版更,惟功能移除前仍請以人工取消勾選該浮水印。
(三)另有部分縣市政府建議統一將已建檔蓋有「與正本相符」之浮水印刪除,經洽系統維運廠商,已建檔完成之申請書,如已加註「與正本相符」浮水印,因建檔時「與正本相符」之浮水印與申請書或附件係以同一個影像檔建檔,爰無法單獨去除該浮水印,如遇有該浮水印遮蔽重要資訊之情事,仍請由戶政人員重新建檔。

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